ビジネスメール最速時短術　仕事ができる人は実践している！

「メールの作成時間を1秒でも減らしたい」
「悩むことなくメールをスラスラ書けるようになりたい」
「少ないやり取りで的確に伝えたい」
「相手の意図を正確に読み取りたい」

そんなビジネスパーソンの悩みを解決するために、メールのプロが伝授する時短の極意。
一生もののコミュニケーションスキルが身につく、必携の１冊！


職場のIT環境が整備されたことに加え、コロナ禍を経てテレワークが普及したことなどの影響もあり、メールを使ったテキストコミュニケーションはますます増えています。筆者が代表理事を務める一般社団法人日本ビジネスメール協会が行った『ビジネスメール実態調査2022』によると、ビジネスパーソンが1日に送信しているメールは平均16.27通、受信しているメールは平均66.87通です。また、メールを1通読むのにかかる時間は平均1分24秒、1通書くのにかかる時間は平均6分5秒です。これらを基に単純に計算すると、1日のメール処理にかかる平均時間は3時間12分36秒となります。

つまり、仕事の中でメールの処理に使っている時間は、予想以上に大きな割合を占めているのです。だからこそ、メール処理を効率化することは、大幅な時短につながります。目標はメール1通を「10秒で読み、3分で書く」こと。そのために必要な心構えや運用方法、テクニックを、本書では実践的に解説しています。

もちろん、速ければいいというわけではありません。メールを送ることで、望む結果（相手の反応）が得られてこそ、目的は達成されます。購入代金の振り込みを依頼するメールなら振り込みがある、書類を確認してもらうメールなら確認してフィードバックされる、営業のアポイントメントを取るメールならアポイントメントが取れる──そのような結果を最速で得られるように、相手に不快感を与えず、円滑にコミュニケーションを取ることも大切です。文字入力を速くするといった小手先のワザだけでなく、コミュニケーションそのものを効率良く進めるためのノウハウも、本書には多数盛り込んでいます。

目次

第1章　読解力を高める
01　必要なのは読解力
02　表面に現れない“真の願望”を読み取る
03　何でも「クレーム」だと思わない
04　相手の気持ちを読み取る
05　相手の感情に左右されない
06　ひと言、言ってやりたくなったら
07　催促をして相手をコントロールする
08　強い言葉を使って相手を動かす
09　メールは要約して理解する
10　書いてあることをうのみにしない
11　事実か意見かを区別する
12　曖昧な表現が問題を先送りする

第2章　意図を的確に伝える
01　メールを送ることが仕事ではない
02　目的が決まれば、内容が決まる
03　テーマや結論は冒頭に書く
04　ちょっと切り口を変えてみる
05　下手な依頼と上手な依頼
06　丁寧さの度合いを書き分ける
07　敬語や文章表現は最後

第3章　開封させて、読ませる
01　最初の関門は開封
02　開封の判断材料となる「差出人名」
03　どんな「件名」にすると開いてもらえるか
04　開封されない原因は自分にある
05　開封されたあとの2秒が勝負
06　違和感があれば即、終了
07　「メールはA4用紙1枚に収める」の嘘
08　目指すは10秒で読めるメール
09　正しい言葉づかいよりも大切なこと

第4章　止まる時間をゼロにする
01　書き始めたら止まらない
02　宛名で悩むのは時間の無駄
03　挨拶は数パターンあれば十分
04　くどくどと名乗らない
05　関係性やお礼を添えてひとひねり
06　結びの挨拶はワンパターンでいい
07　定番の署名を自動挿入

第5章　入力を徹底的に効率化
01　単語登録で文字入力の回数を減らす
02　挨拶と名乗りは3秒で入力
03　使えるフレーズを増やす
04　同じ「読み」に複数の言葉を登録する
05　使え　ほか

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